Zasady udzielania informacji w zakresie przetwarzania danych osobowych
w Domu Pomocy Społecznej w Jonkowie
I. Informacje podstawowe.
Jako dane osobowe uznaje się informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. W Domu Pomocy Społecznej w Jonkowie przetwarza się:
1) dane osobowe zwykłe – między innymi takie jak: dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe, dane służbowe, dane o wynagrodzeniu, dane Urzędu Skarbowe, dane ZUS, dane o członkach rodziny, itp. Katalog danych zwykłych jest katalogiem otwartym;
2) dane osobowe wrażliwe – to dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby, dane dotyczące wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa. Katalog danych wrażliwych jest katalogiem zamkniętym.
Przetwarzanie danych oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób niezautomatyzowany lub zautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie
II. Kim jest Administrator Pani/Pana danych osobowych?
Administratorem Danych Osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w Jonkowie, reprezentowany przez Dyrektora. Można się z nami skontaktować w następujący sposób:
– Listownie: Dom Pomocy Społecznej w Jonkowie, ul. Lipowa 9, 11-042 Jonkowo;
– E-mail: biuro@dpsjonkowo.pl
– Telefon: 89-512-91-26;
W sprawie jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych, prosimy kontaktować się bezpośrednio z naszym Inspektorem Ochrony Danych:
– Telefon: 89-512-91-26; w.25
– E-mail: iod@dpsjonkowo.pl
III. Skąd pochodzą Pani/Pana dane osobowe?
Dane osobowe pochodzą przede wszystkim bezpośrednio od Pani/Pana.
Niektóre dane osobowe możemy uzyskiwać również z innych źródeł, ale tylko pod warunkiem, że obowiązujące przepisy nakładają na nas taki obowiązek.
IV. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania Pani/Pana danych osobowych?
Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest niezbędne do realizacji naszych zadań ustawowych i umownych, dlatego ich nie podanie nie pozwoli na wypełnienie naszych obowiązków prawnych;
Podanie danych osobowych jest obowiązkowe między innymi w zakresie obowiązujących przepisów ustaw i rozporządzeń dotyczących zatrudnienia, prawa zamówień publicznych, kodeksu pracy, finansów publicznych. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
Jeżeli dobrowolnie poda Pani/Pan swoje dane osobowe, nie wymagane przepisami prawa, podstawą ich przetwarzania będzie jedynie wyrażona przez Panią/Pana zgoda – świadoma i wyraźna. Wyrażona zgoda może zostać wycofana w dowolnym czasie, co wiązać się będzie z usunięciem danych osobowych, przetwarzanych na podstawie zgody. Późniejsze wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
V. Dlaczego przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?
W Domu Pomocy Społecznej w Jonkowie przetwarzamy dane osobowe zwykłe oraz dane osobowe wrażliwe, w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa, w następujących celach:
zapewnienia pełnej obsady mieszkańców;
zapewnienia opieki mieszkańcom – właściwych warunków: socjalnych, bytowych i opiekuńczych;
rekrutacji – wyłonienia kandydata do pracy;
zatrudnienia;
świadczeń socjalnych;
ubezpieczenia;
realizacja wydatków publicznych, zaopatrzenie, administrowanie nieruchomościami, utrzymanie infrastruktury.
VI. Komu możemy przekazać Pani/Pana dane osobowe?
Dane osobowe możemy udostępniać podmiotom publicznym uprawnionym do nich na podstawie obowiązujących przepisów prawa, gdy wystąpią do nas z takim żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną.
Dane osobowe przekazujemy naszym pracownikom, przeszkolonym z zakresu ochrony danych osobowych, upoważnionym do przetwarzania danych osobowych, którym polecono przetwarzanie tych danych osobowych;
Dane osobowe możemy również przekazywać podmiotom, z którymi mamy zawarte umowy, a którzy przetwarzają je na nasze zlecenie, tj. podmioty świadczące usługi finansowe, prawne, prasowe, ochrony, informatyczne.
Dom Pomocy Społecznej nie planuje przekazywania danych osobowych do Państw Trzecich lub organizacji międzynarodowych, chyba że zobowiązania takie zostaną wprowadzone do obowiązujących nas przepisów prawa.
VII. Jak długo będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe?
Dane osobowe będziemy przetwarzać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, następnie będą one podlegać archiwizacji, a usuniemy je dopiero wówczas, gdy zezwolą na to przepisy prawa o zasobach archiwalnych. W tym celu postępować będziemy zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w Domu Pomocy Społecznej w Jonkowie.
VIII. Jakie przysługują Pani/Panu prawa w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych?
Prawo do usunięcia (Prawo do bycia zapomnianym) swoich danych osobowych;
Prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych;
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych;
Prawo do informacji w zakresie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.
Prawo do wniesienia w każdym momencie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, https://giodo.gov.pl/pl/493
W przypadku jeśli wystąpi Pani/Pan do nas o realizację swoich uprawnień, niezwłocznie zajmiemy się Pani/Pana sprawą, i nie później niż w terminie 30 dni zostanie Pani/Pan poinformowany na piśmie bądź w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach elektronicznie o sposobie załatwienia swojej sprawy. Termin ten możemy jednak przedłużyć o kolejne 2 miesiące, w przypadku gdyby Pani/Pana żądanie okazało się bardziej skomplikowane. Jeśli jednak wymagania ustawowe uniemożliwią realizację Pani/Pana uprawnień, otrzyma Pani/Pan od nas stosowane pisemne uzasadnienie.
Ponadto, w przypadku, jeśli zwróci się Pani/Pan do nas w sprawie dotyczącej przetwarzania swoich danych osobowych, a nasza odpowiedź nie będzie dla Pani/Pana zadowalająca, ma Pani/Pan również prawo do wniesienia powództwa przed właściwym miejscowo sądem powszechnym;
Jeżeli Pani/Pana dane osobowe będą miały być przetwarzane w innym celu niż ten, dla którego je zebraliśmy, zostanie Pani/Pan o tym poinformowana/y.
Ważne:
Jeżeli będziemy mieć uzasadnione wątpliwości co do Pani/Pana tożsamości, możemy domagać się podania dodatkowych informacji w celu jej potwierdzenia. Działania takie są niezbędne, aby zapobiec np. ujawnieniu danych osobowych osobie nieuprawnionej.
IX. Jakie przysługują Pani/Panu prawa w zakresie automatycznych decyzji i profilowania?
Dom Pomocy Społecznej w Jonkowie nie podejmuje wobec Pani/Pana danych osobowych zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.
X. A jak dbamy o Pani/Pana dane osobowe?
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, zwane w skrócie RODO nakłada na nas wiele obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i poszanowania prywatności osób, których dziś przestrzegamy, a wśród nich są m.in.:
Stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych, przestrzeganie polityk i procedur wewnętrznych;
Systematyczny przegląd procedur i przepisów wewnętrznych pod kątem spełnienia wymagań RODO;
Wydawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych osobom do tego uprawnionym;
Przeprowadzanie Oceny Skutków Ochrony Danych, szacowanie ryzyka, wdrażanie adekwatnych do zagrożeń zabezpieczeń,
Szkolenie naszych pracowników, aby z największą starannością przetwarzali dane osobowe;
Rejestrowanie czynności przetwarzania jako Administrator Danych Osobowych, oraz rejestrowanie kategorii czynności przetwarzania, jako Podmiot przetwarzający (procesor);
Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych odpowiedzialnego za zapewnienie przestrzegania przepisów RODO;
Zlecanie przetwarzania danych osobowych wyłącznie tym Podmiotom przetwarzającym (procesorom), które dają najwyższe gwarancje rzetelnego stosowania przepisów RODO.